Una factura no es solo un papel con un importe: es el documento que justifica tus ingresos ante Hacienda y el que permite a tu cliente deducirse el IVA. Si le falta un dato obligatorio, tu cliente puede pedirte que la rehagas y, en una inspección, puede dar problemas a los dos. Estos son los datos que exige el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) para una factura completa.
1. Número, serie y fecha
- Número correlativo: las facturas se numeran de forma seguida, sin saltos ni números repetidos.
- Serie, si usas varias. Puedes separar por ejemplo los tickets, las facturas de cada tienda o las del año. Las facturas rectificativas tienen que ir siempre en una serie propia.
- Fecha de expedición: el día en que haces la factura.
- Fecha de la operación, solo si es distinta de la de expedición (por ejemplo, si facturas en noviembre un trabajo de octubre).
2. Tus datos como emisor
- Nombre y apellidos, o la razón social completa si eres una sociedad.
- Tu NIF.
- Tu domicilio.
3. Los datos del cliente
- Nombre y apellidos o razón social.
- Su NIF: es obligatorio cuando el cliente es una empresa o un autónomo, y también en otros casos, como las operaciones con clientes de otros países de la UE.
- Su domicilio.
4. Lo que vendes y a qué precio
- La descripción de los productos o servicios, con lo necesario para calcular la base imponible.
- La cantidad y el precio unitario sin impuestos.
- Los descuentos y rebajas que no estén incluidos en ese precio.
5. Los impuestos, por separado
- La base imponible.
- El tipo de IVA aplicado: 21 %, 10 % o 4 %. Si en la misma factura hay varios tipos, cada uno con su base.
- La cuota de IVA, escrita aparte.
- Si tu cliente está en recargo de equivalencia, el recargo con su tipo y su cuota.
- Si eres profesional y tu cliente es una empresa o un autónomo, la retención de IRPF (en general, el 15 %, o el 7 % durante tus primeros años de actividad), que se resta del total.
6. Las menciones especiales, solo si te tocan
| Caso | Qué hay que poner |
|---|---|
| Operación exenta de IVA | El motivo, citando la norma: por ejemplo, «Exenta de IVA, art. 20 de la Ley del IVA». |
| Inversión del sujeto pasivo | «Inversión del sujeto pasivo». Es el cliente quien declara el IVA (por ejemplo, en algunas obras o ventas a otros países de la UE). |
| Criterio de caja | «Régimen especial del criterio de caja». |
| Entrega intracomunitaria exenta | La referencia a la exención y el NIF-IVA del cliente. |
| Bienes usados, arte y antigüedades | «Régimen especial de los bienes usados» (o el que corresponda). |
¿Y los tickets?
La factura simplificada (el ticket de toda la vida) se puede usar en ventas de hasta 400 €, IVA incluido, y hasta 3.000 € en algunos sectores como el comercio minorista o la hostelería. Lleva menos datos: número y serie, fecha, tu nombre y NIF, qué vendes, el tipo de IVA (o «IVA incluido») y el total. Si un cliente que es empresa o autónomo te la pide, tienes que hacerle una factura completa.
Cuándo hay que hacerla y cuánto tiempo guardarla
La factura se hace en el momento de la venta. Si el cliente es una empresa o un autónomo, tienes hasta el día 16 del mes siguiente. Guárdalas al menos cuatro años, que es lo que Hacienda puede revisar, y seis a efectos mercantiles.
¿Y si me equivoco?
Una factura emitida no se borra ni se cambia. Si tiene un error o hay una devolución, se hace una factura rectificativa, en su serie propia, que indica a qué factura corrige y por qué.
En Tereket todo esto sale solo. La numeración por series, tus datos y los del cliente, el desglose de IVA, el recargo, la retención y las menciones legales se ponen en cada factura sin que tengas que pensarlo. Ver el programa de facturación.
Esta guía es informativa y resume la normativa vigente. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría o en la sede electrónica de la AEAT.